viernes, 18 de noviembre de 2016
TALLER DE REDACCION
TALLER DE REDACCIÓN
A continuación se presenta información técnica sobre taller de redacción de documentos 2013:
LA CARTA
La carta es una forma de elocución expositiva en el marco de la comunicación externa. La carta, está vinculada al conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con la institución pública o privada, es por ello que en la actualidad es de mucha trascendencia e importancia conocer la forma en que se está presentando su redacción.
Clases de cartas. Los tipos de cartas varían de acuerdo al propósito de comunicación con que se realicen, así tenemos cartas:
- Privada.
- Social.
- Oficial.
- Comercial o mercantil.
La carta privada, no hay un formato riguroso, porque es obedece a un interés particular y personal, según el nivel de confianza entre el remitente (emisor) y el destinatario (receptor).
La carta social responde a una relación de amistad personal o familiar o de invitación, tiene mucha similitud con una conversación o diálogo por la condición natural de cómo lo hace el emisor y lo que espera del receptor. El lenguaje es afectivo y sincero.
La carta oficial se debe al propósito y a la fuente de quien la emite. Proviene de algún organismo de poder o autoridad y otro de igual carácter.
La carta comercial es la más importante de todos los mensajes o escritos que las empresas u organizaciones producen a diario para la buena marcha de su mercadeo, imagen o alcance de sus metas y objetivos, así como el de las relaciones administrativas y profesionales.
La carta comercial impulsa, mejora, restaura operaciones de toda índole en el intercambio de todo tipo entre las partes interesadas. Permite a quien la escriba pensar, planificar, y organizar ideas.
VÍDEO SOBRE COMO REDACTAR UNA CARTA
EL ACTA
El acta es un documento de certificación, testimonio o constancia oficial de lo tratado y acordado en reuniones y juntas de una entidad u organismo público o privado. Se registra en un libro destinado a tal efecto (Libro de Actas) o en folios u hojas de otro tamaño y consta de los siguientes elementos:
- Identificación: Número de Acta (Según sesión o reunión).
- Localización: Pueblo o ciudad, lugar, hora y fecha en que se inicia.
- Asistentes: lista de los asistentes, que en muchas ocasiones deben dejar constancia de su asistencia con la firma. A veces, también se reflejan los ausentes y quién la presidió.
- Orden del día: enumeración sucinta de los temas tratados y desarrollo pormenorizado de la sesión.
- Acuerdos tomados: enumeración ordenada de los mismos indicando si se adoptaron por unanimidad, mayoría simple, voto de calidad, etcétera.
- Cierre: fórmula que, con ligeras variaciones, es la siguiente: sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las… horas de la que, como Secretario doy fe.
- Firmas: del secretario y visto bueno del presidente.
EL INFORME
EL INFORME
¿Qué es un informe?
En un documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. También se puede considerar como: escrito destinado a ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general a requerimiento o petición, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales en una empresa institución.
¿Cuáles son sus características?
- Es utilizado por más de un lector. Aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas, con seguridad será utilizado, analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución.
- Es producto de un requerimiento por parte de alguna autoridad de la empresa o institución.
- Es de cierta extensión, cuando se habla de informes extensos o informes cortos; la cantidad de información presentada debe tener una extensión superior a cinco páginas. Hay algunas excepciones en que la información se puede organizar en una o dos páginas.
- Su elaboración debe hacerse por medio de un plan que garantice la estructuración y presentación de la información.
- Facilita la comprensión de una situación compleja, Este aspecto está relacionado con finalidad del escrito.
- Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas.
Las decisiones tomadas a la luz de un informe bien redactado tendrán un impacto positivo en las organizaciones, ya que promoverán los planes de inversión, el lanzamiento de nuevos productos, la utilización de los recursos disponibles y, en mayor o menor grado, a las personas que integran la organización.
¿Cuál es su clasificación según la redacción comercial?
Según su extensión:
Cortos: se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de una o dos páginas tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora.
Largos: si su extensión sobrepasa las es de cinco o diez páginas tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora.
¿Según su función, cuál es su clasificación?
Comunicativos. Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.
Examinadores. Exponen e interpretan. Además de presentar la información pertinente, el autor desarrolla un análisis interpretativo sobre lo expuesto, con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.
Académicos: contiene hechos o actividades concretas. Un informe académico no es el producto de una inspiración momentánea, sino la repuesta a una pregunta formulada por un superior, quien busca información sobre determinada actividad.
Analíticos. Presenta información, interpreta, deduce a conclusiones, formula y recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.
¿Y según su finalidad, cómo se clasifican?
En operacionales. Son los destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización.
Para cambios. Son destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. Tienen carácter innovador, cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial.
¿Hay un solo formato o esquema para redactar el informe?
El esquema o formato del informe generalmente se fija por la normativa, gusto o necesidades de la empresa, para evitar duplicidad de formatos. Este paso viene dado por la propia organización. De no existir un esquema preestablecido, se recomienda seguir alguno de los sugeridos, según el tipo de informe, con las adaptaciones necesarias.
¿Qué pasos se deben seguir para redactar el informe?
Borrador. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. , sencillamente deje correr su pensamiento, la fluidez de las ideas.
Revisión. Finalizado el borrador, REVÍSELO cuidadosamente y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia, concisión, claridad, cortesía, ortografía.
Imprímase. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe pasarlo en limpio para su entrega, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada.
CONECTORES ÚTILES PARA LA REDACCIÓN DE INFORMES
¿Qué son los conectores?
Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra, contribuyendo a efectuar una transición. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente del lector, de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción.
Enlaces de los párrafos o conectores. Podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. Aquí se presentará una de las clasificaciones más comunes: conectores de adición, conectores concesivos, conectores consecutivos, conectores de oposición.
Conectores de adición. Permite la agregación de ideas. Conclusión y suma. Ejemplo: estudio matemáticas y también Química, así se tiene: Además, a saber, desde luego, de la misma manera, por un lado, es más, es decir, al mismo tiempo, en adelante, así mismo, otra vez, por otro lado, Igualmente, en definitiva, en resumen, y entonces, por sobre todo, también, asimismo, o sea.
Conectores concesivos. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Expresa dificultad superable. Ejemplo: aunque haga mal tiempo saldré, algunos conectores concesivos: aunque, a pesar de, no obstante, así, si bien, sin embargo, por el contrario, con todo, a pesar de, de otro modo, aún cuando, por que.
Conectores consecutivos. Expresión de la consecuencia de algo. Sirven para indicar conclusión. Ejemplo: te busqué, por eso te encontré. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente, así pues, así que, por tanto, de modo, como resultado de, con base en, de acuerdo con, por eso, es por esto que, por esta razón, de esta manera,.
Conectores de oposición. Permiten el contraste de ideas, expresan la oposición de una idea o concepto con otro. Ejemplo: Ella se va, pero yo me quedo. Se encuentran en este grupo; ahora bien, antes bien, excepto, con todo, fuera de, mientras que, todo lo contrario, por otro lado, mientras que, antes bien.
EL CORREO ELECTRONICO
EL CORREO ELECTRÓNICO
Correo electrónico (correo-e, conocido también como e-mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales dependiendo del sistema que se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.
Escritura del mensaje:
Se pueden mandar mensajes entre computadores personales o entre dos terminales de una computadora central. Los mensajes se archivan en un buzón (una manera rápida de mandar mensajes). Cuando una persona decide escribir un correo electrónico, su programa (o correo web) le pedirá como mínimo tres cosas:
- Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que ha de llegar el mensaje.
- Asunto: una descripción corta que verá la persona que lo reciba antes de abrir el correo.
- El propio mensaje. Puede ser sólo texto, o incluir formato, y no hay límite de tamaño.
Además, se suele dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje. Esto permite traspasar datos informáticos de cualquier tipo mediante el correo electrónico.
Para especificar el destinatario del mensaje, se escribe su dirección de correo en el campo llamado Para dentro de la interfaz (ver imagen de arriba). Si el destino son varias personas, normalmente se puede usar una lista con todas las direcciones, separadas por comas o punto y coma.
Además del campo Para existen los campos CC y CCO, que son opcionales y sirven para hacer llegar copias del mensaje a otras personas:
Campo CC (Copia de Carbón): quienes estén en esta lista recibirán también el mensaje, pero verán que no va dirigido a ellos, sino a quien esté puesto en el campo Para. Como el campo CC lo ven todos los que reciben el mensaje, tanto el destinatario principal como los del campo CC pueden ver la lista completa.
Campo CCO (Copia de Carbón Oculta): una variante del CC, que hace que los destinatarios reciban el mensaje sin aparecer en ninguna lista. Por tanto, el campo CCO nunca lo ve ningún destinatario.
EJEMPLO DE CORREO ELECTRÓNICO
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