PERFIL DE LA SECRETARIA

PERFIL DE LA SECRETARIA

 

 Perfil de Secretaria Moderna

-     Cualidades Personales de la Secretaria Moderna

-     Formación de la Secretaria

-     Código Deontológico de las Secretarias

                          

Autora:  FIORELA ANGELICA VELASCO RIVERA

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. 

En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:·  

      

1. Personalidad equilibrada y proactiva.·        
2. Autoestima positiva.·        
3. Capacidad de adaptación a los cambios.·        
4. Habilidades comunicativas y escucha activa.·        
5. Capacidad de crear, innovar e implementar.·        
6. Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.·        
7. Disposición para trabajar en equipo.·        
8. Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.·        
9. Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.·        
10. Espíritu de superación.·        
11. Flexibilidad·        
12. Sentido de humor. ·        
13. Resistencia física y nerviosa.·        
14. Agudeza visual. 

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: ·  

1. Técnicas de archivo. ·        
2. Técnicas de oficina·        
3. Digitación o mecanografía.·        
4. Uso apropiado del teléfono·        
5. Manejo y organización de la agenda·        
6. Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.·        
7. Manejo adecuado de documentos.·        
8. Conocimiento y dominio del idioma del país.   

 

El tópico de la ayudante del jefe, que le prepara el café, hace fotocopias, mecanografía documentos y archiva informes ha desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en día. Ahora, la secretaria, la buena secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea más ligero, más organizado, más puntual.

“Formación, formación y formación. Es imprescindible para ser una buena secretaria estar muy preparada y además seguir preparándose continuamente.”

(Elisa de Pino. Presidenta del Consejo Superior del Secretariado (Magazine Plus))

De los requisitos profesionales de archivo y mecanografía, se ha pasado a exigir de una secretaria una formación  completa, tanto referida a las funciones técnicas concretas que requiera su puesto (informática, contabilidad, etc.), y dependiendo también éstas del sector de la empresa, como dirigida a conocimientos de cultura general, idiomas, protocolo y demás habilidades sociales, culturales y de trato humano.

“Hoy se pide un perfil mucho más completo que abarca una excelente preparación técnica, competencias profesionales lo que en ISSA denominamos formación humana o factor humano, un poso de cultura y valores transmitido a través de la educación humanística, que hace del ayudante de dirección una persona equilibrada, capaz de pensar y de analizar las situaciones, dueña de su propia vida, con buenas dotes comunicativas y con amplitud de miras.”

(Carmen Erviti. Directora de Estudios del Instituto   Superior de Secretariado   y Administración, ISSA (Univ. de Navarra) (ABC – Nuevo Trabajo))

Es importante señalar la diferencia de nivel que puede exigírsele a una secretaria de administración en comparación con una secretaria de dirección. Alcanzar un puesto en este último grado, requiere un completísimo perfil, tanto laboral como personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa actual, para este tipo de puestos.

Veamos ahora las competencias que debería realizar una buena secretaria, deduciendo de ellas su perfil laboral y, de éste, el grafológico:

Funciones principales de la Secretaria:

1. Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
2. Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.
3. Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.
4. Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior.
5. Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
6. Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.
7. Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
8. Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
9. Perfil profesional:
10. Formación a nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo.
11. Curso de Secretariado en Escuela de negocios.
12. Dominio imprescindible de uno o más idiomas extranjeros, en sus formas hablada y escrita (Inglés, como preferente, Francés, Alemán…)
13. Mecanografía y taquigrafía.
14. Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…)

Perfil personal y su equivalente grafológico

Persona equilibrada y segura de sí misma: su escritura será clara y legible, de tamaño normal, preferentemente curva aún con presencia de ángulos, vertical o inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rúbrica simple o ausente.

Inteligencia y capacidad para tomar decisiones escritura ágil, progresiva, con presencia de ligados altos, espontánea y vibrante, presión firme y rasgos personalizados.

Capacidad para el orden y la organización: página bien ocupada, márgenes ordenados, escritura clara, puntuación precisa y atenta, rúbrica ejecutada antes que la firma.

Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, óvalos simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con enlaces curvos, margen derecho pequeño.

Discreción y saber estar: escritura legible aún sin exceso, con presencia de rasgos filiformes, y óvalos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la izquierda, simplificada y extendida; firma semi-legible.

Gran capacidad de iniciativa y visión de futuro: escritura progresiva, presión firme, trazado ágil, puntuación ligeramente avanzada y ligera inclinación hacia la derecha.

Motivación: renglones con dirección horizontal o ligeramente ascendentes, presión firme, escritura extendida y dinámica; firma sencilla, situada a la derecha y ligeramente ascendente. +