EL INFORME
¿Qué es un informe?
En un documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. También se puede considerar como: escrito destinado a ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general a requerimiento o petición, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales en una empresa institución.
¿Cuáles son sus características?
- Es utilizado por más de un lector. Aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas, con seguridad será utilizado, analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución.
- Es producto de un requerimiento por parte de alguna autoridad de la empresa o institución.
- Es de cierta extensión, cuando se habla de informes extensos o informes cortos; la cantidad de información presentada debe tener una extensión superior a cinco páginas. Hay algunas excepciones en que la información se puede organizar en una o dos páginas.
- Su elaboración debe hacerse por medio de un plan que garantice la estructuración y presentación de la información.
- Facilita la comprensión de una situación compleja, Este aspecto está relacionado con finalidad del escrito.
- Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas.
Las decisiones tomadas a la luz de un informe bien redactado tendrán un impacto positivo en las organizaciones, ya que promoverán los planes de inversión, el lanzamiento de nuevos productos, la utilización de los recursos disponibles y, en mayor o menor grado, a las personas que integran la organización.
¿Cuál es su clasificación según la redacción comercial?
Según su extensión:
Cortos: se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de una o dos páginas tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora.
Largos: si su extensión sobrepasa las es de cinco o diez páginas tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora.
¿Según su función, cuál es su clasificación?
Comunicativos. Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.
Examinadores. Exponen e interpretan. Además de presentar la información pertinente, el autor desarrolla un análisis interpretativo sobre lo expuesto, con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.
Académicos: contiene hechos o actividades concretas. Un informe académico no es el producto de una inspiración momentánea, sino la repuesta a una pregunta formulada por un superior, quien busca información sobre determinada actividad.
Analíticos. Presenta información, interpreta, deduce a conclusiones, formula y recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.
¿Y según su finalidad, cómo se clasifican?
En operacionales. Son los destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización.
Para cambios. Son destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. Tienen carácter innovador, cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial.
¿Hay un solo formato o esquema para redactar el informe?
El esquema o formato del informe generalmente se fija por la normativa, gusto o necesidades de la empresa, para evitar duplicidad de formatos. Este paso viene dado por la propia organización. De no existir un esquema preestablecido, se recomienda seguir alguno de los sugeridos, según el tipo de informe, con las adaptaciones necesarias.
¿Qué pasos se deben seguir para redactar el informe?
Borrador. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. , sencillamente deje correr su pensamiento, la fluidez de las ideas.
Revisión. Finalizado el borrador, REVÍSELO cuidadosamente y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia, concisión, claridad, cortesía, ortografía.
Imprímase. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe pasarlo en limpio para su entrega, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada.
CONECTORES ÚTILES PARA LA REDACCIÓN DE INFORMES
¿Qué son los conectores?
Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra, contribuyendo a efectuar una transición. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente del lector, de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción.
Enlaces de los párrafos o conectores. Podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. Aquí se presentará una de las clasificaciones más comunes: conectores de adición, conectores concesivos, conectores consecutivos, conectores de oposición.
Conectores de adición. Permite la agregación de ideas. Conclusión y suma. Ejemplo: estudio matemáticas y también Química, así se tiene: Además, a saber, desde luego, de la misma manera, por un lado, es más, es decir, al mismo tiempo, en adelante, así mismo, otra vez, por otro lado, Igualmente, en definitiva, en resumen, y entonces, por sobre todo, también, asimismo, o sea.
Conectores concesivos. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Expresa dificultad superable. Ejemplo: aunque haga mal tiempo saldré, algunos conectores concesivos: aunque, a pesar de, no obstante, así, si bien, sin embargo, por el contrario, con todo, a pesar de, de otro modo, aún cuando, por que.
Conectores consecutivos. Expresión de la consecuencia de algo. Sirven para indicar conclusión. Ejemplo: te busqué, por eso te encontré. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente, así pues, así que, por tanto, de modo, como resultado de, con base en, de acuerdo con, por eso, es por esto que, por esta razón, de esta manera,.
Conectores de oposición. Permiten el contraste de ideas, expresan la oposición de una idea o concepto con otro. Ejemplo: Ella se va, pero yo me quedo. Se encuentran en este grupo; ahora bien, antes bien, excepto, con todo, fuera de, mientras que, todo lo contrario, por otro lado, mientras que, antes bien.
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