viernes, 18 de noviembre de 2016
CARTA VALORATIVA
CARTA VALORATIVA
EL MEMO
El memorándum es el documento mediante el cual es posible emitir un comunicado, de tal forma que se pone en advertencia alguna decisión, se da a conocer alguna orden, o quizás para recordar acciones que se deben de tener en cuenta. Este documento es bastante usado en los organismos dependientes debido a que tienen la capacidad de ser documentos flexibles, prácticos, breves y directos.
Se considera que estos documentos son los más usados en área de la administración pública, ya que poseen las características de un oficio y la capacidad de que la comunicación externa e interna puedan ser notificadas mediante este escrito. El área de difusión de este documento solamente puede ser de carácter interno, ya que como se sabe el único ambiente donde se difunde y circula es dentro de la institución o de la empresa.
La persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de una institución o de una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica. Las partes para poder redactar un correcto memorando son:
- Lugar y fecha.
- Código.
- Destinatario.
- Asunto.
- Cuerpo.
- Despedida o antefirma
- Firma y posfirma.
- Suscribir Con Copia o "C.C".
- Pie de página.
Ciertas veces se recomienda incluir además las siguientes partes en este documento:
- Membrete.
- Nombre del año.
- Referencia.
- Sello.
- Anexo.
- Redacción del texto.
Se tienen dos clases de memorándum, que son el memorándum simple y el múltiple, la diferencia radica que en el memorándum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o comunicar la realización de acciones o tareas. Las características de esta clase de memo es que es capaz de compartir las mismas características con el oficio simple.
Mientras que el memorándum múltiple es utilizado para dar a conocer decisiones o dar información sobre algún tema en particular, pero en forma simultánea y a varios destinatarios, esta clase de documento también es conocido con el nombre de memorándum circular.
EJEMPLO DE MEMORÁNDUM
HISTORIA DE LA SECRETARIA
¿ORIGEN DEL DÍA DE LA SECRETARIA?
Existen dos historias sobre el origen del Día de la Secretaria. Una de ellas, sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, ChristopherSholes inventó la máquina de escribir. Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año a año el 30 de septiembre con la coparticipación de muchas secretarias. Los exitosos festejos llevaron a que la asociación que nuclea a las secretarias en ese país fijara un "Día de la Secretaria". Luego, en el mundo las organizaciones que reunen a las secretarias en cada país fijaron una fecha diferente para cada festejo.
Otra historia, con mayor credibilidad, afirma que el evento anual fue organizado por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la "Semana Nacional de las Secretarias", y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de oficina.
El objetivo era reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar de trabajo, y atraer más gente hacia los puestos administrativos y de secretaria. En 2000, la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos cambió el nombre de la celebración por la Semana de los Profesionales Administrativos, la tercera semana de abril, y el Día de los Profesionales Administrativos, el 21 de abril, como una forma de reconocer los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa.
¿QUÉ ES UNA SECRETARIA?
Somos las responsables de la mayoría de las cosas en las empresas, instituciones públicas o privadas e incluso llegamos a convertirnos en parte fundamental de una oficina, al grado que somos nosotras quienes, al atender a tantas personas, muchas veces todos los problemas por solucionar son parte nuestra.
Así como la mujer juega un papel importante en tantos campos, como secretaria, tenemos en nuestros hombros la imagen del jefe e incluso de la empresa.
Actualmente nuestra función se ha devaluado, pero no devaluado en si misma, sino que a veces pasa tan desapercibida nuestra función que se da por sentado que los asuntos de la oficina se desarrollan como por arte de magia, muchas veces la secretaria, para los jefes o jefas, somos las que estamos siempre ahí, pero pocos se detienen a ver la importante labor y la dedicación en los asuntos de trabajo.
Pregúntense por un momento: ¿qué sería de una oficina sin secretaria?, ¿qué harían como responsables de una dependencia si no existiera esa persona que los apoya?, ¿a dónde irían y qué harían sin ellas? Las respuestas son obvias, la oficina estaría desordenada, la institución sería un caos, sencillamente no irían a ningún lado y poco lograrían sin la labor de las secretarias.
No somos solamente quienes contestamos el teléfono o hacemos oficios, somos muchas veces quienes estamos pendientes de los asuntos y agendas, les recordamos a los jefes que es lo que tienen que hacer, nos llegamos a convertir en confidentes y amigas. Pero por desgracia, aún siendo madres, amigas y secretarias, sé que en muchas partes, no reconocen siempre nuestra labor.
SECRETARIA EJECUTIVA
NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA Y
ASISTENTE EJECUTIVA
- Perfil de Secretaria Moderna
- Cualidades Personales de la Secretaria Moderna
- Formación de la Secretaria
- Código Deontológico de las Secretarias
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.
En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.
La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes, memorandos o dossier's (Conjunto de documentos o informes sobre un asunto o persona) ; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia.
Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias características.
Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:
- Personalidad equilibrada y pro-activa.
- Autoestima positiva.
- Capacidad de adaptación a los cambios.
- Habilidades comunicativas y escucha activa.
- Capacidad de crear, innovar e implementar.
- Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
- Disposición para trabajar en equipo.
- Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
- Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
- Espíritu de superación.
- Flexibilidad·
- Sentido de humor.
- Resistencia física y nerviosa.
- Agudeza visual.
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:
- Técnicas de archivo. ·
- Técnicas de oficina·
- Digitación o mecanografía.·
- Uso apropiado del teléfono·
- Manejo y organización de la agenda·
- Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.·
- Manejo adecuado de documentos.·
- Conocimiento y dominio del idioma del país.
CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA MODERNA:
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes:
- Discreción.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.
- Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.
- Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.
- Puntualidad.- Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.
- Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.
- Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.
- Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
- Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.
- Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
- Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
- Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.
- Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.
- Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.
- Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.
- Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.
FORMACIÓN DE LA SECRETARIA:
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:
- Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.
- Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.
- Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición. Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.
- Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.
- Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.
- Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.
- Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.
- Contabilidad.- Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.
CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS
(Aprobado por la Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias)
1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL :
- Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
- Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
- Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:
Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.
El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:
El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:
- Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
- La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.
- El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria.
- Relaciones con sus compañeros:
La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.
La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.
Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.
La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.
Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.
- Relaciones con la empresa:
La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.
La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
- En relación con su profesión·
La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
- Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
- Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
- Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
- Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.
- Limpieza de la oficina:
La limpieza de la oficina también nos corresponde como secretarias(os) parroquiales. Es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo y debemos mantenerla limpia por ser un lugar publico que representa la imagen de nuestra parroquia y deja ver nuestra propia imagen como mujeres,hombres y secretarias(os).
LA SECRETARIA
LA SECRETARIA
Tradicionalmente, se llama secretario o secretaria (del latín secretarĭus1 ) a la persona encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad (es decir, lo secreto), de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes etcétera.
Este significado todavía se da en varios países del mundo anglosajón o latinoamericano con los cargos políticos de secretario de estadoo con el significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como Home Secretary, Foreign Secretary y otros. Asimismo, muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo administrativo o de gestión, como secretario general.
Por otra parte, según el tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina. También existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de alto nivel en las empresas.
Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina:recibir documentos;
- atender llamadas telefónicas;
- atender visitas;
- archivar documentos;
- realizar cálculos elementales;
- informar todo lo relativo al departamento del que depende;
- estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
- tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;
- poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa;
- asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan;
- amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado(a) es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.
PERFIL DE LA SECRETARIA
PERFIL DE LA SECRETARIA
Perfil de Secretaria Moderna
Veamos ahora las competencias que debería realizar una buena secretaria, deduciendo de ellas su perfil laboral y, de éste, el grafológico:
Funciones principales de la Secretaria:
- Cualidades Personales de la Secretaria Moderna
- Formación de la Secretaria
- Código Deontológico de las Secretarias
Autora: FIORELA ANGELICA VELASCO RIVERA
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.
En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.
Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:·
- Personalidad equilibrada y proactiva.·
- Autoestima positiva.·
- Capacidad de adaptación a los cambios.·
- Habilidades comunicativas y escucha activa.·
- Capacidad de crear, innovar e implementar.·
- Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.·
- Disposición para trabajar en equipo.·
- Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.·
- Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.·
- Espíritu de superación.·
- Flexibilidad·
- Sentido de humor. ·
- Resistencia física y nerviosa.·
- Agudeza visual.
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: ·
- Técnicas de archivo. ·
- Técnicas de oficina·
- Digitación o mecanografía.·
- Uso apropiado del teléfono·
- Manejo y organización de la agenda·
- Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.·
- Manejo adecuado de documentos.·
- Conocimiento y dominio del idioma del país.
El tópico de la ayudante del jefe, que le prepara el café, hace fotocopias, mecanografía documentos y archiva informes ha desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en día. Ahora, la secretaria, la buena secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea más ligero, más organizado, más puntual.
“Formación, formación y formación. Es imprescindible para ser una buena secretaria estar muy preparada y además seguir preparándose continuamente.”
(Elisa de Pino. Presidenta del Consejo Superior del Secretariado (Magazine Plus))
De los requisitos profesionales de archivo y mecanografía, se ha pasado a exigir de una secretaria una formación completa, tanto referida a las funciones técnicas concretas que requiera su puesto (informática, contabilidad, etc.), y dependiendo también éstas del sector de la empresa, como dirigida a conocimientos de cultura general, idiomas, protocolo y demás habilidades sociales, culturales y de trato humano.
“Hoy se pide un perfil mucho más completo que abarca una excelente preparación técnica, competencias profesionales lo que en ISSA denominamos formación humana o factor humano, un poso de cultura y valores transmitido a través de la educación humanística, que hace del ayudante de dirección una persona equilibrada, capaz de pensar y de analizar las situaciones, dueña de su propia vida, con buenas dotes comunicativas y con amplitud de miras.”
(Carmen Erviti. Directora de Estudios del Instituto Superior de Secretariado y Administración, ISSA (Univ. de Navarra) (ABC – Nuevo Trabajo))
Es importante señalar la diferencia de nivel que puede exigírsele a una secretaria de administración en comparación con una secretaria de dirección. Alcanzar un puesto en este último grado, requiere un completísimo perfil, tanto laboral como personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa actual, para este tipo de puestos.
Funciones principales de la Secretaria:
- Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
- Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.
- Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.
- Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior.
- Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
- Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.
- Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
- Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
- Perfil profesional:
- Formación a nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo.
- Curso de Secretariado en Escuela de negocios.
- Dominio imprescindible de uno o más idiomas extranjeros, en sus formas hablada y escrita (Inglés, como preferente, Francés, Alemán…)
- Mecanografía y taquigrafía.
- Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…)
Persona equilibrada y segura de sí misma: su escritura será clara y legible, de tamaño normal, preferentemente curva aún con presencia de ángulos, vertical o inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rúbrica simple o ausente.
Inteligencia y capacidad para tomar decisiones escritura ágil, progresiva, con presencia de ligados altos, espontánea y vibrante, presión firme y rasgos personalizados.
Capacidad para el orden y la organización: página bien ocupada, márgenes ordenados, escritura clara, puntuación precisa y atenta, rúbrica ejecutada antes que la firma.
Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, óvalos simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con enlaces curvos, margen derecho pequeño.
Discreción y saber estar: escritura legible aún sin exceso, con presencia de rasgos filiformes, y óvalos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la izquierda, simplificada y extendida; firma semi-legible.
Gran capacidad de iniciativa y visión de futuro: escritura progresiva, presión firme, trazado ágil, puntuación ligeramente avanzada y ligera inclinación hacia la derecha.
Motivación: renglones con dirección horizontal o ligeramente ascendentes, presión firme, escritura extendida y dinámica; firma sencilla, situada a la derecha y ligeramente ascendente. +
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